Lohjan Kaupungin Intranet

Roolini:
Toteutuksen ohjaaja
Ulkoasun ja käyttäjäkokemuksen suunnittelija
Pääkehittäjä

#01 - Projektin alku

Intranetin uudistus sai alkunsa Lohjan Kaupungin silloisen yhteysjohtajan aloitteesta. Kaupungille toteutettiin vuonna 2017 brändiuudistus, jonka yhteydessä myös kaupungin verkkosivut uudistettiin täysin. Tämä uudistus haluttiin myöhemmin 2018 tehdä myös intranetille, sillä sen ulkoasu ja käytettävyys olivat huomattavasti vanhentuneet. Valitettavasti kaupungilla oli tässä vaiheessa menossa säästötoimet, eikä tähän riittänyt budjetista rahaa. Tästä huolimatta uudistus haluttiin toteuttaa, mutta se oli toteutettava nollabudjetilla.

Tähän ratkaisua lähdettiin hakeman ammattikoulu Luksian media-assistenttien linjalta, josta kaupunki sai opiskelijan harjoitteluun. Alkuperäinen suunnitelma oli, että opiskelija suunnittelisi ja toteuttaisi intran tietohallinnon avustuksella, ja minä auttaisin tarvittaessa ulkoasun ja teknisen toteutuksen kanssa. Valitettavasti kuitenkin tämä opiskelija joutui jättämään projektin terveydellisistä syistä ennen kuin se oli ehtinyt alkamaan.

Tässä vaiheessa minä tarjouduin astumaan isompaan rooliin ja ottamaan vastuun intranetin suunnittelusta ja teknisestä toteutuksesta, sillä koin, että taitoni verkkosivukehityksessä ja -suunnittelussa olisivat korvaamattomia projektissa, ja toteutuksen mahdollisuudet laajenisivat. Apua toteutuksen kanssa kuitenkin edelleen tarvittiin, mutta tällä kertaa päätimme hakea apua datanomien puolelta. Saimmekin sieltä kaksi opiskelijaa avuksi. Tiimi oli kasassa ja projekti päästin aloittamaan.

(Kuvassa uudistettu intranet)

#02 - Tavoitteet ja käyttäjätutkimus

Projektin alussa olimme toteuttaneet henkilökunnalle kyselyn nykyisestä intrasta ja keränneet heidän palautetaan sen käyttökokemuksesta ja kehitysideoista. Palautetta luettuamme ja intraa tutkiessamme tavoitteet olivat hyvin selkeät; intran vanhentunut rakenne oli purettava ja rakennettava täysin uudestaan, karsien kaikki turha pois ja korostettava henkilöstön eniten käyttämiä toimintoja ja sivuja. Myös sivuston teknisen toteutuksen oli oltava moderni ja resposiivinen.

Vanhasta intrasta puuttui täysin kunnollinen hierarkia ja se oli ahdettu täyteen useampaan kertaan toistuvia tarpeettomia linkkejä ja sivuja, jotka hädin tuskin olivat kenellekkään tarpellisia, tehden rakenteesta ahtaan. Sivustolta ei myöskään löytynyt minkäänlaista hakutoimintoa, joka oli hyvin ongelmallista, sillä intran sivut ulottuivat todella syvälle. Kaikki nämä ongelmat tekivät intrasta hankalan ja vaivalloisen navigoida. Myös sivuston ulkoasu oli vanhentunut ja kaipasi päivitystä Lohjan uuteen, moderniin visuaaliseen ilmeeseen.

(Kuvassa uudistettu intranet)

#03 - Suunnittelu ja toteutus

Lohjan Intra palvelee henkilökuntaa kolmella tavalla. Se toimii henkilökunnalle porttina moniin kaupungin käyttämiin sivustoihin ja sovelluksiin, kuten sähköpostiin, laskujenhallintaan ja kokoustilojen varauskalenteriin. Tämän lisäksi intra palvelee myös suurena tieto- ja mediapankkina kaupungin eri yksiköille ja toimialoille. Kolmanneksi intra toimii myös viestintäkanavana henkilökunnalle uutisartikkeleiden, ajankohtaisartikkeleiden ja kriisiviestinnän muodossa. Nämä käyttötarkoitukset mielessä on intran sivut ja sivupohjat rakennettu. Sivusto on on myos täysin responsiivinen ja mukautuu niin työpöytäkokoon kuin mobiilikokoon.

Intranet on toteutettu käyttäen HTML, CSS, JavaScript, jQuery ja PHP koodikieliä, ja sisällönhallintapohjana on käytetty WordPressiä. Toimin toteutuksessa pääkehittäjänä ja sivustoksen koodauksessa auttoivat opiskelijat, joile myös opetin HTML ja CSS koodauksen perusteet.

Intran uudistettu etusivu:

 

Hakutoiminto oli yksi tärkein intranetin uudistuksista, sillä nyt intran käyttäjät pystyvät hakemaan tarvitsemansa tiedon ilman, että tarvitsee koluta kymmeniä sivuja manuaalisesti.

Uudesta intrasta löytyy muutamia eri sivupohjia, jotka on suunniteltu ja toteutettu lähes identtisiksi Lohjan Kaupungin virallisten verkkosivujen kanssa. Koska intran käyttäjät ovat kaupungin henkilökuntaa, he ovat mitä todennäköisemmin hyvin tuttuja lohja.fi sivuston rakenteen kanssa. Halusimme luoda intran navigoimisesta mahdollisimman helppoa, vaivatonta ja tuttua, joten koimme parhaaksi ratkaisuksi tehdä sivupohjista mahdollisimman tuttuja ja turvallisia. Näin käyttäjän oppimiskurvi pienenee ja sivuston navigointi helpottuu. Näin myös helpotamme päivittäjien oppimiskurvia, sillä loimme myös sivujen päivittämisen mahdollisimman samanlaiseksi.

Tarjotinpohja toimii porttina muille alasivuille, ja sitä käytetään erottelemaan osioita toisistaan. Tämä sivu listaa automaattisesti sen alasivut laatikkoina.

Oletuspohja on intran tärkein ja hyödyllisin pohja, sillä tälle pohjalle on mahdollista syöttää paljon sisältöä, niin tekstiä kuin kuviakin.

Artikkelitarjotin on pohja uutisten ja ajankohtaisten artikkeleita varten, johon on listattu kaikki olemassa olevat artikkelit kuvan, otsikon, päivämäärän ja leipätekstin kanssa. Sivulta löytyy myös valikko artikkelikategorioita varten.

Artikkelipohja on pohja kaikelle artikkelin sisällölle, oletuspohjan tyyliin. Sivulta löytyy lista uusimmista artikkeleista artikkelikategorian alla.

Yhteystietopohja on sivupohja kaupungin yhteystietoja varten, ikäänkuin puhelinluettelo. Syötetyt yhteystiedot listatutuvat kortteina sivulle ja niitä pystyy hakemaan ja rajaamaan hakutoiminnon avulla.

#05 - Testausvaihe ja koulutus

Kun olimme saaneet toteutuksen siihen pisteeseen, että sivustoa pystyy käyttäämään, aloitimme testausvaiheen. Yhteysjohtajamme keräsi kokoon mahdollisimman monta henkilökunnan jäsentä testiryhmäksi, joille pidimme testitilaisuuden. Tilaisuutta varten olimme valmistelleet erilaisia tehtäviä testiryhmälle, jotka sisälsivät mm. tiettyjen sivujen, artikkeleiden sekä yhteystietojen etsimistä. Testiryhmä sai myös vapaasti tutkia sivustoa. Testauksen lopuksi testiryhmä täytti laatimamme kyselyn, jossa kysyimme mm. uuden intran käyttömukavuudesta, navigoinnin helppoudesta ja ulkoasusta. Otimme vastaan myös vapaamuotoista palautetta. Palaute oli erittäin positiivista ja intra sai kiitosta erityisesti selkeästä rakenteestaan ja hakutoiminnostaan. Pieniä kehitys ja korjausehdotuksiakin tuli.

Toteutettuamme kehitysideat ja korjaukset, järjestimme intran käyttökoulutuksen uudelle työryhmälle, jotka yhteysjohtajamme kasasi kokoon intran päivittäjäryhmäksi. Tässä koulutustilaisuudessa opetimme miten sivuja luodaan, muokataan, päivitetään yms. ja annoimme heille näihin liittyviä tehtäviä. Koulutuksen osallistujat suoriutuivat tehtävistä hyvin.

#06 - Lopputulos

Loppujen lopuksi onnistuimme projektin tavoitteissa erittäin hyvin. Lopputuloksena on moderni, responsiivinen ja helppokäyttöinen intranet joka on suunniteltu palvelemaan kaikkia henkilökunnan jäseniä laitteella kuin laitteella. Jäljellä ei ollut kuin intran julkaisu.

Valitettavasti tässä vaiheesa minun aikani projektin osalta alkoi käydä vähiin. Julkaisuvaiheessa meidän oli työskenneltävä läheisesti kaupungin tietohallinnon kanssa, joka julkaisun pystyisi suorittamaan. Valitettavasti työtaakan ja henkilöstö vajeen vuoksi tämä ei ollut korkea prioriteetti. Viimeisenä naulana arkkuun oli pandemian aiheuttanut koronavirus, jonka vuoksi henkilöstövaje ja työtaakka vain kasvoi, ja työsopimukseni ehti päättymään ennen kuin julkaisua saatiin tehtyä.